Bullet journal au travail : 5 conseils pratiques pour se lancer

Le Bullet journal® est un outil d’organisation efficace qui peut très bien être utilisé dans un contexte professionnel : avoir un bullet journal consacré à ses activités professionnelles permet de facilement gérer ses listes de tâches, de dresser un historique précis de ses actions et d’économiser son temps et son énergie.

Voici quelques clés pour adopter le Bullet journal® au travail et démarrer l’année du bon pied !

Quelles différences entre un Bullet journal professionnel ou Perso ?

Le système du bullet journal repose sur 4 modules principaux,un Bullet journal professionnel se basera sur la même trame :

• L’index, qui permet de retrouver le contenu de son journal rapidement.
• Le planning annuel pour noter ses rendez-vous futurs.
• Le planning mensuel pour gérer les événements et tâches du mois en cours.
• Le planning quotidien pour avoir son emploi du temps sous les yeux, faire sa to-do list au jour le jour et prendre des notes

Étant donné que votre bullet journal professionnel n’aura sans doute pas le même usage, il est alors possible de faire des aménagements particuliers. Comme introduire l’utilisation d’un planning hebdomadaire, ou de compléter cet outil d’organisation avec des applications numériques par exemple.

Comment séparer son Bullet journal Pro de son Perso ?

C’est une question récurrente qui se pose pour les utilisateurs du bullet journal au travail : vaut-il mieux avoir un carnet séparé pour gérer ses activités professionnelles ?
Comme souvent en ce qui concerne le bullet journal, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse. Chaque solution a ses avantages et ses inconvénients.

Côté pile : les avantages

Le principal avantage de séparer son bullet journal personnel de celui qu’on utilise au travail est de pouvoir faire une distinction claire entre le temps dédié au travail et celui que l’on consacre à des activités personnelles. Ça concerne ainsi aussi bien le temps que l’on passe à faire les choses que celui que l’on consacre à y penser. Vous n’avez peut-être pas envie de tomber sur les notes de votre dernière réunion ou d’avoir les deadlines de vos projets sous les yeux un dimanche matin…

L’avantage majeur de tenir un carnet séparé est de pouvoir laisser son bullet journal de travail au bureau, et de créer ainsi une distinction claire entre le temps professionnel et le temps personnel. Si votre activité professionnelle est soumise à une certaine confidentialité, cette solution est également plus sécurisante : pas de risque de perdre votre carnet s’il reste sous clé dans votre bureau.

Côté face : les inconvénients

Avoir deux carnets séparés, c’est aussi devoir naviguer entre deux plannings en permanence. Avec le risque de voir vos emplois du temps se chevaucher… C’est un désavantage qui ne pose pas nécessairement de problème si votre vie personnelle et votre activité professionnelle sont très “compartimentées”.

Mais gérer deux outils d’organisation peut devenir un véritable casse-tête si votre vie professionnelle influence beaucoup votre organisation personnelle (horaires variables, déplacements professionnels, travail en freelance…). Avoir un seul carnet vous permettra dans ce type de situation de plus facilement jongler entre vos différentes contraintes.

Tout dépend donc de la manière dont s’organise votre activité professionnelle et du niveau d’interdépendance entre la sphère privée et professionnelle : un seul carnet sera sans doute plus simple à gérer dans le cas d’une activité en freelance, mais si votre temps de travail est assez nettement défini, il peut être intéressant d’avoir deux carnets séparés.

Voici 5 conseils pour un Bullet journal professionnel efficace :

Simplifier au maximum

S’il est important de se montrer organisé dans le monde professionnel, il est assez difficilement envisageable de passer plus de temps à préparer les pages de son carnet qu’à faire les actions répertoriées. Un bullet journal professionnel aura comme objectif premier d’économiser votre temps !

Le système de base créé par Ryder Carroll est tout aussi efficace sans décoration et mises en page compliquées.

Adapter le planning annuel

Si vous travaillez en équipe, il est fort probable que vous gériez vos rendez-vous dans un calendrier partagé. Si c’est le cas, vous pouvez parfaitement vous passer de planning annuel, ou l’adapter à vos besoins.

Le planning annuel peut ainsi se transformer en plan d’action ou planning de tâches récurrentes d’une année sur l’autre (s’occuper des cartes de vœux, rencontrer des clients avant le vote de leurs budgets…).

Opter pour le planning hebdomadaire

Le planning hebdomadaire version bullet journal, comme dans un agenda classique, permet d’avoir une vue d’ensemble de sa semaine et s’il n’est pas présent dans la méthode de base, c’est un module qui s’avère très utile.

Il peut être préparé en avance et permet ainsi de s’organiser plus concrètement que dans le planning mensuel. Le planning hebdomadaire peut être utilisé seul ou en combinaison avec des listes de tâches quotidiennes.

Lorsqu’on utilise un bullet journal au travail, on peut adapter le format du planning hebdomadaire en ne faisant apparaître que les jours travaillés.

Combiner le système avec des outils numériques

La plupart des activités professionnelles font appel à un certain nombre d’outils numériques dédiés à l’organisation du temps et la gestion de projet. Le bullet journal peut parfaitement être combiné avec ces outils partagés.

Les plateformes numériques sont ainsi idéales pour tous les éléments qui doivent être mis en commun (invitations à des réunions, plannings d’équipe…), et le bullet journal servira plutôt à gérer tout ce qui reste au niveau individuel (listes de tâches quotidiennes, notes personnelles…).

Créer des ressources pour mieux gérer vos projets

Le bullet journal est aussi un formidable outil pour les personnes qui gèrent des projets dans un cadre professionnel. Il est très facile de mettre en place des outils simples et pratiques au sein de votre journal pour vous assister dans la conduite de vos projets.

Ils prendront alors la forme de collections : checklists, page de suivi de l’avancée du projet, contacts utiles ou emplacements de dossiers spécifiques… Le bullet journal laisse la possibilité de créer autant de ressources que nécessaire pour accompagner vos activités quotidiennes autant que les projets plus ambitieux.

Le système du Bullet journal® a tout pour être le parfait allié pour vous organiser au travail. Il permet de rassembler toutes vos notes et vos listes de tâches au même endroit, mais aussi de beaucoup mieux gérer votre temps. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer !

Un article de Claire du blog Minimal Plan