Agenda et carnet : comment les combiner pour mieux s’organiser ?

L’agenda est un outil essentiel pour s’organiser au quotidien car il permet d’avoir une vue rapide sur son emploi du temps. Utiliser un carnet en plus de son agenda est idéal pour tout noter et documenter : les deux outils sont complémentaires. Si votre agenda vous permet de gérer votre temps et votre calendrier de rendez-vous, un carnet est très utile quand il s’agit de prendre des notes ou de faire des listes de tâches. Claire du blog Minimal Plan nous livre ses astuces pour faire cohabiter carnet et agenda dans son organisation.

Prendre des notes

Il existe de multiples outils possibles pour prendre des notes lors de vos réunions de travail : classeur, carnet, ordinateur, feuilles volantes… Mais le carnet a l’avantage de pouvoir vous suivre partout, de ne pas dépendre d’une batterie et vous permet de centraliser toutes vos notes au même endroit sans risque de les perdre.

Pour que votre carnet de notes complète efficacement votre agenda, il est essentiel de pouvoir croiser l’information entre les deux outils. Pour retrouver les notes de vos réunions dans votre carnet, et inversement retrouver la réunion dans votre agenda à partir de vos notes, il est donc très utile de mettre systématiquement en en-tête de vos notes de réunion :

• la date de la réunion
• le rendez-vous tel que vous l’avez noté dans votre agenda
• l’ordre du jour ou les points que vous souhaitez aborder durant la réunion

Essayez de toujours de noter ces informations au même endroit et dans le même ordre. Ce sera toujours plus simple pour retrouver vos notes quand vous en aurez besoin.

Structurer ses pages de notes permet de gagner du temps à la relecture. Ici, le modèle de notes Cornell.

Vous pouvez aussi structurer vos pages de notes pour vous y retrouver plus facilement. Parfois, ajouter une simple marge peut faire toute la différence, comme le suggère la méthode Cornell pour prendre des notes efficacement.

Gérer des tâches dans un carnet

Utiliser un carnet en plus de votre agenda permet de plus aisément gérer vos tâches. Sur le principe du bullet journal, il est ainsi possible d’établir des listes de tâches de différentes sortes.

Voici trois types de listes de tâches qui peuvent être utiles pour compléter votre agenda et mieux gérer votre travail au quotidien :

• Une to-do liste ou « liste de tâches » par jour :
  Commencez votre semaine ou votre journée en faisant la liste de tout ce que vous souhaitez accomplir. Cela vous permet de vous mettre au travail en ayant une idée précise de vos objectifs pour la journée, et de concentrer votre énergie sur la réalisation de vos tâches. Lorsque vous finalisez une tâche, faites une simple croix devant celle-ci au lieu de la rayer : vous aurez ainsi un historique précis de vos actions. Vous pouvez faire le même type de to-do liste à l’échelle de la semaine ou du mois.
• Des listes de tâches pour vos projets :
  Lorsque vous travaillez sur un projet, il est essentiel de garder une trace des tâches que vous devez effectuer et de celles que vous avez déjà réalisé. Avoir une simple liste de grandes tâches à réaliser pour atteindre votre objectif vous permet de suivre vos actions. N’oubliez pas de mettre régulièrement cette liste à jour !
• L’exercice du vide cerveau :
  Les pages blanches d’un carnet sont parfaites pour laisser libre cours à ses pensées. Il arrive que l’on ait beaucoup de choses à gérer en même temps et que notre esprit se retrouve saturé d’informations. Dans ce cas, créez une page “vide cerveau” (ou braindump en anglais) dans votre carnet : notez en vrac toutes les tâches qui mobilisent votre attention. Cela peut aller de la tâche la plus simple (photocopier un document) à la plus complexe (rédiger votre dernier rapport). Une fois que vous avez tout noté, n’oubliez pas de prioriser vos tâches avant de vous mettre au travail.

Connecter l’information

Créer des pages dédiées à vos projets ou à la prise de notes permet de rendre le carnet très complémentaire de votre agenda. Mais le risque est de laisser l’information se perdre entre ces deux supports.

Pour rendre ce système agenda + carnet efficace et éviter de devoir chercher l’information systématiquement, il est important de structurer l’information de manière logique. Faire des liens entre ce que contiennent votre agenda et votre carnet est également essentiel.

Voici donc quelques conseils et techniques pour créer des passerelles entre votre agenda et votre carnet :

Créez un index dans votre carnet

Lorsque vous commencer un carnet, laissez au moins les 5 premières pages de votre carnet vierge. Elles vous serviront d’index. Numérotez les pages de votre carnet au fur et à mesure que vous les utilisez, et indexez-les.

L’index est comme une boussole : il vous permet de retrouver l’information dans les pages de votre carnet en quelques minutes.

Le Life Journal est idéal pour compléter un agenda : ses pages numérotées permettent de tenir l’index à jour très facilement.

Rassembler l’information par projet ou sujet

Au fur et à mesure que votre carnet et votre index se remplissent, vous aurez sans doute besoin de rassembler les contenus de votre carnet en les classant par projet ou sujet.

Deux solutions sont possibles :

• Créer un sous index thématique
  Il s’agit de simplement créer un index thématique en notant les pages qui concernent une thématique commune. Si vous avez créé un index central en début de carnet, vous pouvez mettre ces index thématiques à la fin de votre carnet pour pouvoir vous y référer plus facilement.
• Connecter les pages
  Cette deuxième méthode permet de naviguer dans les pages de votre carnet sans devoir systématiquement vous référer à un index. C’est une méthode qui convient particulièrement aux pages de notes qui se retrouvent dispersées dans le carnet. Le principe est très simple : vous êtes en train de prendre des notes à la page 71 de votre carnet. Les dernières notes prises sur le sujet qui vous occupe, sont situées page 36. Indiquez simplement le numéro 36 à côté du numéro 71 pour pouvoir facilement retrouver vos notes précédentes.Lorsque le nombre de pages qui relèvent du même sujet devient important, il est souvent plus simple de faire un index thématique.

Construire des ponts entre carnet et agenda

Pour facilement retrouver vos pages de notes à partir d’un rendez-vous noté dans votre agenda, l’idéal est de créer un système de renvoi entre les deux outils. Pour mettre en place ce type de renvoi de votre agenda vers vos carnets de notes, il faut simplement :

• numéroter les pages de vos carnets de notes
• numéroter les carnets eux-même au fur et à mesure que vous les remplissez

Prenez les notes dans votre carnet comme vous avez l’habitude de le faire. Une fois votre prise de note finie, ouvrez votre agenda à la page à laquelle vous avez noté le rendez-vous ou la réunion concernés. Indiquez directement à côté de votre rendez-vous le numéro du carnet dans lequel vous avez pris des notes, et les pages correspondantes (comme dans l’exemple présenté ci dessous).

Par exemple, vous prenez des notes dans votre 2ème carnet, aux pages 60 et 62. Il suffit donc de noter “2.60” à la suite de votre rendez-vous pour retrouver vos notes en quelques minutes.

N’hésitez pas à faire des tests pour trouver le système et la notation qui vous conviennent le mieux.

Vous pouvez même utiliser une couleur différente ou un surligneur pour mettre cette information en valeur dans votre agenda Quo Vadis. Ici, il s’agit du Time & Life.

Carnets et agendas sont des outils complémentaires. Utilisés en synergie, ils permettent de gérer vos rendez-vous, projets, listes de tâches et notes très efficacement.

Vous pouvez ainsi organiser et documenter votre travail avec des outils simples et accessibles.

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Sur l’image de couverture :

L’agenda Quo Vadis Time & Life et le carnet Life Journal

Un article de Claire du blog Minimal Plan