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S’organiser en 10 astuces

Organisation

Ça y est, les cadeaux de Noël sont revendus utilisés et vous avez eu votre quota de frangipane ? Alors on reprend la liste des bonnes résolutions un peu oubliée et on passe aux choses sérieuses pour que 2020 soit placée sous le signe de l’OR-GA-NI-SA-TION ! Détendez-vous, la rédaction de Quo Vadis vous donne 10 astuces pour qu’« organisation » ne rime pas avec « dépression »…

Visualisez

– Qu’il soit papier ou électronique (ou les deux !), le fait de pouvoir visualiser facilement votre semaine sur un support personnalisable est d’une aide précieuse. Chez Quo Vadis, nous vous proposons même de créer le vôtre sur notre site Factory  dates de début, couleur et plages horaires, espace de notes : tout est personnalisable. Et pour ne rien oublier, intégrez directement les dates clés : anniversaires, cours de sport… Vous n’oublierez plus rien ! Et si vous êtes plutôt app que papier, l’application Quo Vadis transforme votre portable en agenda et intègre priorités du jour, to-do lists et calendriers téléchargeables (matchs, programmes TV, indices boursiers)…

– De nombreux outils peuvent vous aider à planifier vos projets, comme Trello, qui  classe les actions en priorités ou assigne les tâches à des personnes au sein d’une équipe, sous forme de tableau constitué de cartes avec to-do lists, fichiers joints ou échéances.

– Pour allier l’utile à l’agréable, le mind-mapping aide à catégoriser idées et priorités en les schématisant. Mindmeister ou Coggle, entre autres, permettent de le faire en ligne. Pour vous faire plaisir côté pro et côté perso, l’agenda Optimum et le Life Journal rassemblent emploi du temps, listes, idées, recettes, prise de note, contacts… de manière créative et au même endroit.

Optimisez

Pour cela, vous avez le choix des outils en fonction de vos besoins et centres d’intérêts. A la rédaction, nous avons opté pour :

Un outil pointeuse : cela permet d’avoir une idée plus précise des horaires effectués et de mieux gérer la répartition des heures de travail sur la semaine. Nous utilisons Time Squared, qui détecte automatiquement la présence sur le lieu de travail sans nécessité d’action, mais de nombreuses autres applications existent (atWork, TimeCard GPS…).

Instant, une application pour contrôler le temps passé sur les réseaux sociaux : prendre conscience que l’on flâne trop sur Facebook ou Instagram peut faire gagner du temps pour les activités personnelles comme la cuisine, la lecture, le dessin… et sortir enfin le nez de son écran !

se fixer des objectifs de manière créative avec les trackers : ces petits dessins à compléter pour mesurer votre niveau d’avancement sur un projet (économiser pour un voyage, rénover un meuble, écrire un récit…). Notre petit doigt nous dit que des trackers seront bientôt disponibles dans les Templates à télécharger de notre blog. Sinon, il y en a des tout prêts dans l’agenda Optimum et vous pouvez en créer vous-même dans votre BuJo !

 

– Vous repérez sans cesse des articles intéressants sans avoir le temps de les lire ? Pour les épingler à la manière d’une image sur Pinterest et revenir les lire plus tard, il y a l’application Pocket ! Facile à installer sur son portable, sa tablette et même  Chrome, elle vous permettra de retrouver votre liste de lecture (et de la classer !) partout où vous allez.

Ritualisez

Pour vous aussi les bonnes résolutions sont oubliées au bout de quelques semaines ? Pour éviter cela, nous vous conseillons de les ritualiser pour en faire de nouvelles habitudes :

Instaurez un rendez-vous quotidien ou hebdomadaire avec votre agenda et votre bullet journal pour faire le tri dans vos priorités et vous accorder une pause créative. 30 minutes le matin pour prioriser sa journée est d’une efficacité redoutable et évite de se retrouver la tête sous l’eau. De la même manière, s’accorder 10 minutes avec son BuJo chaque soir permet de se retrouver et se changer les idées pour un sommeil plus serein et réparateur.

Triez vos mails au fur et à mesure. Prenez 10 minutes pour créer 5 grands dossiers dans votre messagerie : lorsque vous recevez un mail dont vous aurez besoin plus tard, prenez le réflexe de le copier dans le dossier concerné, vous le retrouverez plus facilement.

Fixez un point hebdomadaire avec votre responsable ou vos collaborateurs. 10 minutes pour faire le tour des dossiers qui vous occupent pour la semaine vous économisera le temps passé à recouper les informations chez les uns et les autres.

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques et vos outils au quotidien ?

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