De l’art de la « to do list »

Organisation
To do list motif feuilles

La « to do list » consiste à écrire la liste de ses actions à réaliser dans la journée afin de visualiser le travail à accomplir… Elle permet de rayer les tâches réalisées au fur et à mesure pour susciter un sentiment de travail réalisé ! Cependant, face à une liste trop longue ou mal organisée… Qui aurait envie de s’atteler à ses missions ? En effet, une « to do list » peut aussi avoir un effet contre-productif. Pour éviter cela, voici quelques conseils !

1/ Écrivez une courte « to do list »

La tentation, lorsque l’on commence à écrire sa « liste de choses à faire »… C’est bien évidemment de TOUT écrire ! Des tâches importantes aux plus petites tâches, qui, accumulées les unes à côté des autres, prennent beaucoup de temps… Le premier conseil que l’on pourrait vous donner est donc de ne pas surcharger votre liste de tâches. En effet, vous risqueriez d’être frustré si vous n’avez pas tout terminé à la fin de la journée. Prenez l’habitude d’écrire une ou deux missions importantes. Ensuite écrivez les tâches moins importantes. Visualisez votre journée comme une poterie : d’abord vous allez y insérer les gros cailloux (les tâches importantes), puis les petits cailloux vont venir « boucher l’espace vide » de votre poterie (les tâches moins importantes).

2/ Inspirez-vous de la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower, c’est quoi ? C’est un outil conçu par Dwight David Eisenhower, 34e Président des USA. Il est parti du principe que « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Il s’agit d’un simple tableau à double entrée, découpé en 4 zones :

  • zone Important et urgent : il s’agit des tâches essentielles, qui nécessitent attention et concentration. Il faut commencer par traiter ces missions,
  • zone Important mais pas urgent : vous devez achever ces tâches avant leur échéance. Vous n’êtes pas obligé de les réaliser immédiatement mais vous devez dès à présent les anticiper,
  • zone Pas important mais urgent : si cela est possible, mieux vaut déléguer ces tâches. Dans le cas contraire, ces tâches doivent être effectuées rapidement, si votre « to do list » vous le permet (c’est-à dire si votre zone « Important et urgent » est vide à ce moment-là),
  • zone Ni important ni urgent : ces tâches peuvent être repoussées (oui, vous pouvez là faire preuve de procrastination !) voire même supprimées de votre to do list. Elles sont sans doute sans valeur ajoutée.

Grâce à ce classement, vous allez pouvoir organiser votre « to do list » plus facilement. Les missions de la zone « Important et urgent » seront les premières à effectuer dans votre journée ! Sachez que si vous créez votre agenda personnalisé sur notre site Quo Vadis Factory, vous pourrez ajouter dans votre agenda cette matrice !

3/ « To do list » papier ou digital : utilisez l’outil avec lequel vous êtes le plus à l’aise !

Si votre truc à vous, c’est le papier, alors vous apprécierez noter votre « liste de tâches » dans votre carnet préféré ! Vous pouvez aussi utiliser un template coloré à imprimer pour vous motiver. Vous pouvez en retrouver plusieurs dans notre partie « Templates à télécharger » sur le site Internet.

Si vous êtes plutôt digital, connaissez-vous notre application Quo Vadis ? Grâce à cette application numérique d’agenda, optimisez vos journées et facilitez-vous la vie en hiérarchisant votre temps. Sur cette app, découvrez plus de 10 visualisations du temps différentes. Le top du top, quand on est un accro aux listes, c’est la vue « Mes tâches ». Elle vous donne un aperçu de toutes les tâches de la journée ! Vous pouvez ajouter des rappels et des échéances pour mener à bien vos actions.Très pratique pour ceux qui aiment la précision et la rapidité d’une application qui vous suit partout !

4/ Estimer le temps pour chaque tâche sur votre liste

Une « to do list » efficace, c’est une liste où vous indiquez une durée pour réaliser vos tâches. Ainsi, cela vous donne un cadre, à l’instar d’un planning dans un agenda. Sur une journée de travail de 8 heures, pensez à prévoir dans votre « to do list » 1 à 2 heures pour les imprévus. Vous le savez bien, dans une journée, il y en a toujours…

5/ Regroupez vos listes dans votre bullet journal

Lorsque vous vous videz la tête avec vos listes de tâches, certaines informations peuvent « parasiter » votre esprit. Ce ne sont pas des « actions à faire » très précises ou urgentes, mais des idées que vous souhaitez consigner au moyen d’une liste. Par exemple : une liste de films que vous aimeriez voir, la liste des vêtements que vous devez vendre, la liste des lieux à visiter dans votre région d’adoption… Pour toutes ces listes un peu originales et qui ne s’inscrivent pas dans l’urgence, consignez-les dans votre bullet journal ! Dans le jargon du bullet journal, ces pages se nomment « des pages de listes » ou « pages de collections ». Découvrez quelques idées sur notre compte Pinterest !

Et vous, quels grands principes appliquez-vous lorsque vous écrivez votre « todo list » ? Avez-vous des conseils ?

Un article de la Rédac Quo Vadis

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